Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingegaan. Dit is een nieuwe wet waaraan ook verenigingen en stichtingen gebonden zijn, dus ook Kindervakantiewerk Loven Besterd.
Vooropgesteld willen wij ten alle tijden voldoen aan wet en regelgeving, maar we zijn een kleine organisatie met vrijwilligers die zich primair inzetten voor het zomerprogramma voor de kinderen. Binnen de kaders van deze wetgeving is met name transparantie over wat we doen met gegevens erg belangrijk. Om hier invulling aan te geven, vindt u de volgende consequenties en keuzes die we als verantwoordelijk bestuur gemaakt hebben:
Gegevensvastlegging
Alle uitgevraagde gegevens hebben tot doel om het programma te kunnen uitvoeren. Persoonsgegevens worden bij het inschrijven uitgevraagd: De naam, adres, woonplaats en contactgegevens vragen we uit om te weten waar en hoe ouders bereikbaar zijn, mocht er in geval van nood of andere omstandigheden contact vanuit de organisatie nodig zijn met de ouders.
Speciale aandacht geven we aan het e-mailadres, waarop ouders tijdens voorbereidingen van de week en de uitvoering van het programma vragen of updates kunnen ontvangen.
Allergieën (persoonlijk medisch van aard) vragen we uit zodat de organisatie weet hoe te handelen in bijzondere omstandigheden als kinderen zich niet lekker of zelfs onwel voelen.
Gegevens zijn – en zullen ook nooit – doorverkocht of door geleverd worden aan derden die andere doelen hebben met de door KVW uitgevraagde (persoons-)gegevens.
Schonen en vernietiging van gegevens
Papieren deelnemerslijsten worden vernietigd na afloop van de week. Het secretariaat print de deelnemerslijsten uit en zorgt voor een fysieke vernietiging hiervan na afloop van de activiteit/ de week.
Digitale bestanden worden tot 2 jaar na datum van uitvoering nog bewaard in onze archieven. Het secretariaat en de websitebeheerder zien hierop toe. Reden van het langer bewaren, dan uitsluitend de week, is dat we de contactgegevens van kinderen bewaren zodat zij later benaderd kunnen worden om deel te nemen aan de KVW-week het jaar erna of in de jeugdleidersorganisatie.
Er zijn geen vaste controles ingeregeld voor het naleven van de afspraken, maar we houden elkaar scherp om zorgvuldig en volgens afspraak met de gegevens om te gaan. Dit geldt ook voor de digitale bestanden die mogelijk op privé pc’s achterblijven. We doen jaarlijks op onze jaarvergadering een oproep als opfrisser. Een stichting met de beperkte omvang als de onze, permitteert zich geen afzonderlijke individuele controles bij leden van de organisatie thuis op de pc.
Beeldmateriaal op facebook en onze website. Zoals aangegeven zijn we beperkt van omvang en is het uitvoeren van het programma onze hoofdtaak. Gezien de toenemende wet en regeldruk hebben we als stichting besloten dat – op het moment u uw kind inschrijft in ons programma – u ook instemt met ons reglement en daarbij ook expliciet geen bezwaar heeft dat we foto’s van onze activiteiten plaatsen op facebook en de website van KVW. Het is voor ons niet te doen om elke afzonderlijk foto na te kijken of één of meer kinderen hierop afgebeeld zijn, waarvan de ouders bezwaar hebben dat beeldmateriaal wordt geplaatst. Deze tijd stoppen we liever in het organiseren van leuke activiteiten voor de kinderen. Als u hier bezwaren tegen heeft, vragen we u dit duidelijk bij inschrijving kenbaar te maken.
Beeldmateriaal wordt opgenomen in de archieven van KVW voor het nageslacht en voor jubilea activiteiten van de stichting.
Melding van data issues en data lekken.
Voorzitter en /of het secretariaat zijn de, binnen de stichting, aangewezen personen om een datacalamiteit of schending van de AVG wetgeving te melden bij de autoriteit persoonsgegevens. Het secretariaat is primair binnen de stichting het eerste aanspreekpunt voor administratie en legt tijdens de jaarvergadering verantwoording af aan de leden in geval van calamiteiten en issues. Hier wordt verslag van gemaakt. Betrokkenen of alle (ouders van) deelnemers van ons programma worden in kennis gesteld van eventuele datalekken, persoonlijk of via ons digitaal kanaal. Via welk kanaal we communiceren ligt aan de ernst en impact van een mogelijk voorkomen hiervan. Dit bepalen we in onderling overleg op het moment zelf.
Meer informatie over de AVG wetgeving binnen Kindervakantiewerk-organisaties: richtlijnen en advies koepelorganisatie www.kvw-tilburg.nl